Controla los gastos de tu empresa sin perseguir facturas
Mapen digitaliza el ciclo completo: el colaborador sube el comprobante, el aprobador revisa desde cualquier dispositivo y el asiento contable llega a tu ERP sin volver a digitar nada.
- Factura electrónica XML
- Aprobaciones multinivel
- Multiempresa y multimoneda
| Gasto | Política | Monto |
|---|---|---|
| Almuerzo con cliente | OK | ₡ 28.500 |
| Combustible · 214 km | OK | ₡ 41.200 |
| Hotel · 2 noches | Excede límite | ₡ 156.000 |
| Transporte | OK | ₡ 12.000 |
Así se ven los gastos cuando se manejan a mano
Cada mes, finanzas pierde días persiguiendo comprobantes, cuadrando hojas de cálculo y volviendo a digitar en el ERP lo que alguien ya escribió.
Facturas por WhatsApp y correoLos comprobantes llegan por todos lados y alguien tiene que perseguirlos a fin de mes.
Un Excel que nunca cuadraCada quien usa su plantilla, se pierden columnas y contabilidad rehace todo el trabajo.
Gastos fuera de política, ya pagadosTe enteras de que un gasto excedía el límite cuando el reembolso ya salió.
Doble digitación en el ERPLo que el colaborador escribió, contabilidad lo vuelve a escribir en SAP, línea por línea.
Aprobaciones que se trabanReportes esperando firma en una bandeja de correo y nadie sabe en qué nivel están.
Cero trazabilidad¿Quién aprobó, cuándo y qué cambió? Nadie puede responderlo rápido cuando llega la auditoría.
Tres pasos, de la factura al asiento contable
Un solo flujo para colaboradores, aprobadores y finanzas. Cada quien ve lo que le toca.
Captura
El colaborador registra el gasto en minutos, desde la oficina o en ruta.
- Foto del recibo o PDF adjunto
- XML de factura electrónica: proveedor, montos e impuestos se completan solos
- Reenvío del comprobante a un buzón de correo
- Combustible por kilometraje y caja chica
Aprueba
El reporte sigue el flujo correcto sin que nadie tenga que perseguir a nadie.
- Niveles de aprobación por entidad, grupo o persona
- Políticas que bloquean el gasto o alertan al siguiente nivel
- Notificaciones por correo y aprobación desde cualquier dispositivo
- Devolver con comentarios e historial completo
Contabiliza
Lo aprobado llega a tu ERP listo, con la moneda y el centro de costo correctos.
- Socio de negocio, factura de proveedor y asiento en SAP Business One
- Tipo de cambio sincronizado a diario
- Reportes listos y exportación a Excel y PDF
- Control de pago y liquidación
Todo lo que una empresa necesita para controlar sus gastos
Diseñado para grupos empresariales con varias entidades, monedas y niveles de aprobación.
Factura electrónica (XML)
Sube el XML y Mapen completa proveedor, montos, impuestos y número de factura. Adiós a digitar comprobantes.
Políticas de gasto
Define límites por tipo de gasto. Decide si un exceso se bloquea o se marca para el siguiente aprobador.
Flujos de aprobación multinivel
Tantos niveles como necesites, por persona o por grupo. Aprobación en nombre de otro cuando alguien está de vacaciones.
Multiempresa y multientidad
Todo el grupo en una sola cuenta, con los datos separados por entidad legal y permisos por usuario.
Centros de costo, proyectos y dimensiones
Distribuye un gasto entre varios centros de costo o proyectos y llévalo así hasta el ERP.
Presupuestos
Asigna presupuesto por tipo de gasto y recibe alertas cuando un reporte lo está por superar.
Multimoneda y combustible
Gastos en colones, dólares u otra moneda con tipo de cambio del día. Kilometraje convertido a monto automáticamente.
Reportes y exportación
Gastos por tipo, usuario, centro de costo o proyecto; tiempos de aprobación; liquidación de caja chica. Excel, CSV y PDF.
Seguridad y auditoría
Roles y permisos granulares, verificación por código al iniciar sesión y bitácora de cada acción.
Cada rol gana tiempo
Cierra el mes sin re-digitar
- El asiento llega a SAP Business One con cuenta, dimensión y moneda correctas
- Las políticas se aplican antes de pagar, no después
- Historial completo de quién aprobó qué y cuándo
- Reportes y descargas de datos cuando los necesites
Aprueba en dos minutos, desde donde estés
- Todo lo pendiente en una sola bandeja
- Los gastos fuera de política vienen resaltados
- Devuelve con un comentario y el colaborador corrige
- Recordatorios automáticos para que nada se quede trabado
Foto, enviar y listo
- Registra el gasto el mismo día, desde el celular
- El XML de la factura electrónica se lee solo
- Sabe en qué nivel va su reembolso en todo momento
- Interfaz en español, inglés o portugués
Nativo con SAP Business One
No es una exportación que alguien tiene que importar. Mapen conversa directamente con tu SAP y crea los documentos contables cuando el reporte queda aprobado.
MapenSocios de negocio
Si el proveedor del comprobante no existe en SAP, Mapen lo crea con los datos de la factura.
Facturas y asientos
Factura de proveedor o asiento de diario, según tu configuración contable por tipo de gasto.
Tipos de cambio
Sincronizados desde SAP todos los días para que los montos en otra moneda cuadren al centavo.
Dimensiones y centros de costo
Las dimensiones de SAP se cargan en Mapen y viajan de vuelta con cada línea del gasto.
¿Usas otro ERP? Cuéntanos cuál: tenemos exportaciones a Excel y CSV y construimos conectores a medida. Hablemos
Un solo plan, todo incluido
No cobramos por módulos ni por funciones escondidas. El precio se ajusta al tamaño de tu empresa y puedes probar la plataforma completa durante un mes sin costo.
Un mes gratis
Crea tu cuenta, invita a tu equipo y prueba el flujo completo con gastos reales.
Acompañamiento en la implementación
Te ayudamos a configurar entidades, flujos y políticas, y a conectar SAP Business One.
Sin contratos a largo plazo
Si Mapen no te ahorra tiempo, no tiene sentido que lo pagues.
Profesional
Precio según el tamaño de tu empresa
- Usuarios administradores ilimitados
- Usuarios creadores de reportes ilimitados
- Entidades legales ilimitadas
- Centros de costo y proyectos ilimitados
- Reportes por usuario ilimitados
- Integración con SAP Business One
- Soporte por WhatsApp y correo
Lo que nos preguntan antes de empezar
Te mostramos Mapen con un caso de tu empresa
En 30 minutos vemos cómo entra un gasto, cómo se aprueba y cómo llega a tu contabilidad. Sin presentaciones eternas.
Respuesta rápida
Te escribimos al correo o al WhatsApp que nos dejes.
Demo en vivo
Con tus tipos de gasto, tus niveles de aprobación y tu ERP.
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